Clawfire's blog

Humeurs, LGBT, geek, ... un peu de moi en somme.

New year, New you

31 January 2020 news

Un des trucs qui me rends un peu chèvre, c’est le classement de la paperasse. Non, mais que je n’aime pas ça, c’est juste que je crois que j’aime un peu trop ça. Du coup, je tombe dans la spirale à la course à l’optimisation du classement.

Il y a plusieurs années, ça avait été même jusqu’à avoir tout un workflow d’OCR (reconnaissance optique des caractères) pour pouvoir faire de l’extraction d’informations et du classement automatisé dans Evernote. Je ne le savais pas encore, mais j’avais monté ma GED (Gestion Électronique de Documents) personnelle. Et puis Evernote a changé son business modèle et à commencé à facturer le double ou le triple du prix que je payais à l’époque, entre temps une autre brique de mon petit montage c’est fait racheté et à mis fin à la partie scanneur… j’ai laissé tomber.

Attention, je n’ai pas TOUT laissé tomber. Je suis un adulte responsable, et plein de TOCs, donc je continue à classer et stocker dans une boite en fer mes documents et les transporter ensuite dans des cartons pour un stockage long terme lorsque l’année est finie.

Il y a peu, je me suis remis à tout numériser, avec beaucoup moins de classement et d’automatisation qu’avant, grâce à Scanbot (une app mobile dispo sous Android et iOS). Tout part dans mon Google Drive et on voit plus tard quand j’ai un peu de motivation pour trier. Par contre, cela va sans dire, la recherche est beaucoup moins efficace ☹️.

Parlons un peu de mon nouveau workflow donc :

  1. Un document arrive, il est dans un coin en attendant d’être traité. Genre, si c’est une facture, c’est mieux de la payer avant de l’archiver.
  2. Une fois que le document est traité, il va dans un petit panier en métal qui est mon buffer de traitement. Quand il est plein, je me lance dans les grands travaux suivants.
  3. Je numérise tous les documents puis les classe dans ma boite en fer (qui permet de conserver les documents mêmes s’il y a le feu en théorie, même si on s’en fout je les ai dans le cloud. Mais un traumatisme de la petite enfance ne s’oublie pas comme ça et je n’ai pas d’argent pour une psychanalyse à propos de mes manies de petit bureaucrate).
  4. Chaque année, les documents de cette boite sont transposés dans des enveloppes pour être archivés dans des cartons à la cave.

Sauf que… NOUVEAUTÉ ! J’ai décidé de changer la fin de ce processus pour un truc un peu plus organisé et accessible. Maintenant, les documents sont mis dans des chemises à rabat pour garder leur classement (c’est ± l’équivalent de mon enveloppe d’avant) pour être ensuite mis dans une boite plus grande (que vous pouvez voir sur la photo) par thème. J’espère ainsi pouvoir retrouver plus facilement les papiers physiques dont j’ai besoin et, à terme, stocker ces boites plus facilement que mes enveloppes.

Parce que des enveloppes c’est cool quand tu bouges pas trop, mais avec le déménagement j’ai bien vu que c’était une merde sans nom !

Bon, et sinon vous, vous faites comment ?

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